Sistema Institucional de Archivos (SIA).

¿Qué es el Sistema Institucional de Archivos?

Sistema Institucional de Archivos (SIA) de la Secretaría de Seguridad Ciudadana de la Ciudad de México es el conjunto de principios, lineamientos, procedimientos y estructuras que tomando como base el ciclo vital del documento, norman la funcionalidad y operatividad de la gestión documental y la administración de los archivos.

(Artículo 22 de la Ley de Archivos de la Ciudad de México).

¿Cómo está integrado el Sistema Institucional de Archivos?

• Componentes normativos: Los cuales tendrán a su cargo la regulación y coordinación de la operación del sistema.
• Componentes operativos: Que serán los Archivos de Trámite, Concentración e Histórico, encargados del funcionamiento cotidiano del sistema.

(Numeral 8.4.3 de la Circular Uno 2024, Normatividad en Materia de Administración de Recursos).

Los componentes normativos se integran por:

• Área Coordinadora de Archivos
• El Comité Técnico Interno de Administración de Documentos (COTECIAD).

Los componentes operativos se integran por:

• De Correspondencia.
• Archivo de Trámite.
• Archivo de Concentración.
• Archivo Histórico.

Sistema Institucional de Archivos de la Secretaría de Seguridad Ciudadana.

Comité Técnico Interno de Administración de Documentos (COTECIAD).

¿Qué es el Sistema COTECIAD?

Es un grupo interdisciplinario de personas servidoras públicas responsables de promover y garantizar la correcta gestión de los documentos y la administración de archivos con la finalidad de coadyuvar en la valoración y gestión documental.

(Artículo 4, fracción XVIII de la Ley de Archivos de la Ciudad de México).

¿Quiénes y cómo está integrado el COTECIAD?

¿Cuáles son las funciones genéricas del COTECIAD?

• Constituirse como el órgano técnico consultivo, de instrumentación y retroalimentación de la normatividad aplicable en la materia de archivos.
• Realizar los programas de valoración documental del sujeto obligado.
• Propiciar el desarrollo de medidas y acciones permanentes de coordinación y concertación que favorezcan la implantación de las normas archivisticas para el mejoramiento integral de los archivos de los sujetos obligados.
• Aprobar los instrumentos de control y de consulta archivísticos.
• Emitir sus reglas de operación.
• Elaborar su Manual Específico de Operación (MEO).
• Aprobar el Programa Anual de Desarrollo Archivístico (PADA) y el informe de cumplimiento del PADA.

(Artículo 26 de la Ley de Archivos de la Ciudad de México y numeral 8.4.13 de la Circular Uno 2024, Normativiad en Materia de Administración de Recursos).

¿Cuáles son las funciones en materia de valoración archivística del COTECIAD?

• Formular opiniones, referencias técnicas sobre valores documentales, pautas de comportamiento y recomendaciones sobre la disposición documental de las series documentales.
• Considerar, en la formulación de referencias técnicas para la determinación de valores documentales, vigencias, plazos de conservación y disposición documental de las series, la planeación estratégica y normatividad.
• Indicar si lo establecido en las fichas técnicas de valoración documental está alineado a la operación funcional y a la misión y objetivos estratégicos del sujeto obligado y se respeta el marco normativo correspondiente.
• Recomendar que se realicen procesos de automatización en apego a lo establecido para la gestión documental y administración de archivos.

¿Cuántas Sesiones Ordinarias y Extraordinarias ha realizado el COTECIAD-SESC en 2026?

Manual Específico de Operación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Secretaría de Seguridad Ciudadana.

Programa Anual de Desarrollo Archivístico (PADA) 2026.

Informe Anual de cumplimiento del PADA 2025.

Archivo de Trámite.

¿Qué es el Archivo de Trámite?

Es la unidad administrativa integrada por documentos de archivo de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones. (articulo 4, fracción VI de la Ley de Archivos de la Ciudad de México).

¿Qué funciones tiene el Archivo de Trámite?

• Integrar y organizar los expedientes que cada área o unidad produzca y reciba.
• Asegurar la localización y consulta de los expedientes mediante la elaboración de los inventarios documentales.
• Resguardar los documentos y la información que haya sido clasificada de acuerdo con la legislación en materia de transparencia y acceso a la información pública, en tanto conserve tal carácter.
• Colaborar con el Área Coordinadora de Archivos en la elaboración de los instrumentos de control archivístico previstos en la Ley General, en esta Ley y sus disposiciones reglamentarias.
• Trabajar de acuerdo con los criterios específicos y recomendaciones dictados por el Área Coordinadora de Archivos.
• Realizar las transferencias primarias al archivo de concentración.
• Brindar a la persona responsable del Área Coordinadora de Archivos las facilidades necesarias para la identificación de las series documentales y la elaboración de las fichas técnicas de valoración documental.
• Identificar y determinar la transcendencia de las series documentales como evidencia y registro del desarrollo de sus funciones reconociendo el uso, acceso, consulta accesible y la utilidad institucional, con base en el marco normativo que las faculta.
• Prever los impactos institucionales en caso de no documentar adecuadamente sus procesos de trabajo.
• Determinar los valores, la vigencia, los plazos de conservación y disposición documental de las series documentales que produce.

(Artículo 35 y 59 de la Ley de Archivos de la Ciudad de México).

Archivo de Concentración.

¿Qué es el Archivo de Concentración?

Este archivo está integrado por documentos de archivo transferidos desde las áreas o unidades productoras, que tienen todavía vigencia administrativa, de consulta esporádica y que pueden ser eliminados o conservados permanentemente después de un proceso de valoración documental.

(Artículo 4, fracción V de la Ley de Archivos de la Ciudad de México).

¿Qué funciones tiene el Archivo de Concentración?

• Recibirá mediante el oficio suscrito por el área generadora y el responsable del archivo de trámite, la solicitud de transferencia primaria de las series documentales y/o expedientes que requieran ser remitidos. Previa verificación del personal responsable del Archivo de Concentración sobre la procedencia de la transferencia, las series y expedientes estarán debidamente inventariados, expurgados y foliados.
• Asegurar y describir los fondos bajo su resguardo, así como la consulta de los expedientes.
• Recibir las transferencias primarias y brindar servicios de préstamo y consulta a las unidades o áreas administrativas productoras de los documentos que resguarda, así como a cualquier persona interesada, de conformidad con las disposiciones en materia de transparencia y acceso a la información.
• Conservar los expedientes hasta que cumplan su vigencia administrativa de acuerdo con lo establecido en el catálogo de disposición documental.
• Colaborar con el Área Coordinadora de Archivos en la elaboración de los instrumentos de control archivístico previstos en la Ley General, en esta Ley y en sus disposiciones reglamentarias.
• Participar con el Área Coordinadora de Archivos en la elaboración de los criterios de valoración y disposición documental.
• Promover la baja documental de los expedientes que integran las series documentales que hayan cumplido su vigencia documental y los plazos de conservación, y que no posean valores históricos suficientes para su conservación permanente, conforme a las disposiciones jurídicas aplicables.
• Identificar las series documentales que hayan cumplido su vigencia documental y que cuenten con valores históricos suficientes para ser transferidos a los archivos históricos de los sujetos obligados.
• Integrar a sus respectivos expedientes, el registro de los procesos de disposición documental, incluyendo dictámenes, actas e inventarios.
• Publicar, al final de cada año, los dictámenes y actas de baja documental y transferencia secundaria, en los términos que establezcan las disposiciones en la materia y conservarlos en el archivo de concentración por un periodo mínimo de siete años a partir de la fecha de su elaboración.
• Realizar la transferencia secundaria de las series documentales que hayan cumplido su vigencia documental y posean los valores evidénciales, testimoniales e informativos que se determinen para su ingreso al archivo histórico que corresponda.
• Las que establezcan el Consejo Nacional, el Consejo Local y las disposiciones jurídicas aplicables.

(Artículo 36 de la Ley de Archivos de la Ciudad de México y numeral 8.9.1 de la Circular Uno 2024, Normatividad en Materia de Administración de Recursos).

Archivo Histórico.

¿Qué es el Archivo Histórico?

Este archivo está integrado por documentos de carácter público, de conservación permanente y de relevancia para la historia y memoria nacional, regional o local. (Artículo 4, fracción VIII de la Ley de Archivos de la Ciudad de México).

¿Qué funciones tiene el Archivo Histórico?

• Recibir las transferencias secundarias y organizar y conservar los documentos bajo su resguardo.
• Brindar servicios de préstamo y consulta al público, mediante procedimientos previamente establecidos y difundir el Patrimonio Documental que resguarda.
• Colaborar con el Área Coordinadora de Archivos en la elaboración de los instrumentos de control archivístico previstos en esta Ley, así como en la demás normativa aplicable.
• Implementar políticas y estrategias de preservación y reproducción que permitan conservar los documentos históricos y la información que contienen, y aplicar los mecanismos y herramientas que proporcionan las tecnologías de información y comunicación para mantenerlos a disposición de los usuarios.

Normatividad.

¿Cuál es la normatividad en materia archivística para la SSC?

• Ley General de Archivos.
• Ley de Archivos de la Ciudad de México.
• Numeral 8. Integración, Funcionamiento y Administración de Documentos de la Circular Uno 2024, Normatividad en Materia de Administración de Recursos.

¿Cuál es la normatividad que se complementa con la normatividad en materia archivística para la SSC?

Manuales.

• Manual Administrativo de la Secretaría de Seguridad Ciudadana.
• Manual Específico de Operación del COTECIAD-SESC.

Leyes.

• Ley Orgánica del Poder Ejecutivo y de la Administración Pública de la Ciudad de México.
• Ley Orgánica de la Secretaría de Seguridad Ciudadana de la Ciudad de México.
• Ley de Responsabilidades Administrativas de la Ciudad de México.
• Ley de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Rendición de Cuentas de la Ciudad de México.
• Ley de Protección de Datos Personales en Posesión de Sujetos Obligados de la Ciudad de México.
• Ley de Austeridad, Transparencia en Remuneraciones, Prestaciones y Ejercicio de Recursos de la Ciudad de México.

Reglamentos.

• Reglamento Interior de la Secretaría de Seguridad Ciudadana de la Ciudad de México.
• Reglamento Interior del Poder Ejecutivo y de la Administración Pública de la Ciudad de México.

Instrumentos Archivísticos.

¿Qué son los Instrumentos de control y consulta archivística?

Son los instrumentos que, sustentan la organización, control y conservación de los documentos de archivo a lo largo de su ciclo vital (cuadro general de clasificación archivística, catálogo de disposición documental e inventarios general, de transferencia y baja documental) así como su localización expedita para la consulta por parte del ente generador y del público en general. (Artículo 4, fracción XXXVII de la Ley de Archivos de la Ciudad de México).

¿Cuáles son los Instrumentos con los que cuenta la SSC?

1. Cátalogo de Disposición Documental (No. Reg. MX09-CDMX-CDD-SESC-2026).
2. Cuadro General de Clasificación Archivística (No. Reg. MX09-CDMX-CGCA-SESC-2026).
3. Carátula Estandarizada de Expedientes (No. Reg. MX09-CDMX-CEE-SESC-2026).
4. Etiqueta de Identificación para la Unidad de Instalación (No. Reg. MX09-CDMX-EIUI-SESC-2026).
5. Tabla de Determinantes de Oficina (No. Reg. MX09-CDMX-TDO-SESC-2026).
6. Control de Préstamos de Expedientes y Estadística de Usuarios (No. Reg. MX09-CDMX-CPEEU-SESC-2026).
7. Ficha Técnica de Valoración Documental (No. Reg. MX09-CDMX-FTVD-SESC-2026).
8. Inventario de Archivo de Trámite (No. Reg. MX09-CDMX-IAT-SESC-2026).
9. Inventario de Transferencia Primaria (No. Reg. MX09-CDMX-ITP-SESC-2026).
10. Inventario de Transferencia Secundaria (No. Reg. MX09-CDMX-ITS-SESC-2026).
11. Inventario de Baja Documental (No. Reg. MX09-CDMX-IBD-SESC-2026).
12. Inventario de Archivo Histórico (No. Reg. MX09-CDMX-IAH-SESC-2026).
13. Inventario de Archivo de Concentración (No. Reg. MX09-CDMX-IAC-SESC-2026).
14. Control de Correspondencia.
15. Mapa de Ordenación Topográfica (No. Reg. MX09-CDMX-MOT-SESC-2026).

Dictámenes y Actas de Baja Documental.

¿Qué es una baja documental?

Se refiere a la eliminación de aquellos documentos que hayan prescrito en su vigencia administrativa, en conformidad con los plazos de conservación establecidos en el catálogo de disposición documental y que no posean los valores secundarios o históricos considerados para ser conservados de manera permanente, de acuerdo con la Ley y las disposiciones jurídicas aplicables. (Artículo 4, fracción XII de la Ley de Archivos de la Ciudad de México).

¿Qué es un dictamen?

El Dictamen de Valoración Documental es un informe técnico-administrativo que contiene la valoración del archivo o la documentación de una unidad administrativa, para determinar que ha cumplido su vigencia, no tiene valores primarios ni secundarios para la institución, y por lo tanto pueden darse de baja (es decir, dejar de conservarse) y destrucción (o disposición final) conforme a lo que establece la normatividad en materia de archivos.

Dictámenes.

• D02/2025
• D03/2025

Difusión de la Cultura Archivística.

Texto para la difusión archivística.